Відучіть себе від обов'язкової перевірки електронної пошти з позитивною винагородою

Фото Еспарта

Ви перевіряєте свою електронну пошту частіше, ніж потрібно? Чи є у вас симптоми скасування, якщо ви не перевіряли свою електронну пошту якийсь час? Обов'язкова перевірка електронної пошти - нездорова звичка, яка не дозволяє вам робити більш важливі речі. Використовуйте позитивну винагороду, щоб встановити більш здорові відносини з вашою поштовою скринькою.

Електронна пошта не завжди продуктивна

Є три основні причини, через які електронна пошта не завжди продуктивна.

1. Електронна пошта забирає час у інших речей: може бути легко виправдати примусову перевірку електронної пошти, тому що таке відчуття, що ви щось робите. Зрештою, читання повідомлень, відповіді на деякі з них і очищення вашої теки «Вхідні» повинні бути корисними. Але це продуктивно тільки тоді, коли це зроблено навмисно, а не під час, який змінився для інших, більш важливих завдань.

2. Електронна пошта не може не відрізнятися від чату: використання електронної пошти для спілкування з друзями, колегами або знайомими нічим не відрізняється від чита в їдальні. Якщо розмова не така важлива і виходить за рамки розумної перерви, вона відволікає вас від роботи.

3. Електронна пошта зазвичай призначена для інших людей: електронна пошта заохочує вас задовольняти потреби, запити та запитання інших людей, а не ваші власні. У електронної пошти є час і місце у вашому дні, але для цього потрібно призначити час і місце. Не завжди, коли тобі хочеться перевірити.

Діагностуйте вашу проблему

Люди роблять компульсивні речі з різних причин. Найпоширеніша причина - уникати чогось особливо неприємного. Якщо ви перевіряєте електронну пошту десять разів на день без поважної причини, ви, ймовірно, намагаєтеся уникнути когось або чогось.

Обов'язкова перевірка електронної пошти може бути вашим способом ухилення:

• Крайній термін, що насувається
• блок письменника
• Невизначеність щодо того, що робити далі
• Нудьга
• Виправлення важливої проблеми, яка заважає вам виконувати роботу
• Підготовка до запланованого бою
• Насправді працює над чимось

Вивчіть можливі причини, через які ви перевіряєте свою електронну пошту частіше, ніж потрібно для діагностики вашої проблеми.

Підтвердіть Ваш Нав'язливий Звичка

Наступним кроком у зміні вашої нав'язливої звички електронної пошти є її відстеження. Стежте за тим, скільки разів ви відкриваєте свою поштову скриньку. Зверніть увагу, скільки часу ви витрачаєте в середньому на кожне відвідування.

Зберігайте позитивний настрій у процесі. Не судіть себе як непродуктивну, несосереджену або невдалу, коли ви ідентифікуєте слабкості або помилки. Самонаказання не допоможе вам внести позитивні зміни. Просто дізнайтеся ваші патерни і вивчіть, якими можуть бути мотиви, як описано вище.

Продовжуйте визнавати свою нав'язливу звичку до електронної пошти до тих пір, поки ви не перестанете її терпіти - до тих пір, поки ви більше не зможете стояти, нічого не роблячи з цим. Тому що єдиний спосіб впоратися з компульсивною поведінкою - це:

1. Визнаючи, що він існує

2. Бути досить чесним, щоб зрозуміти, чому

3. Маючи достатньо вагомих причин, щоб щось з цим зробити

Як тільки ви по-справжньому мотивовані, щоб почати зміни, починати з маленьких кроків відносно легко.

Почніть з Baby Steps і позитивної винагороди

Фото Рутики

Позитивна винагорода допомагає вам пов "язати бажану поведінку з добрими почуттями та/або позитивними відгуками. Виконайте сім кроків нижче, щоб зробити вхідні повідомлення електронної пошти більш корисною і продуктивною практикою.

Крок 1. Створіть документ електронною поштою

Створіть документ, на який ви будете посилатися для своєї електронної пошти. Переконайтеся, що він досить візуальний і динамічний для роботи. Ви будете додавати вміст до цього документа на наступних етапах, але налаштовуйте його відповідно до своїх переваг.

Крок 2: Вкажіть бажану зміну поведінки (або кінцеву мету)

У верхній частині документа напишіть, як (часто) ви зрештою хочете перевірити свою електронну пошту.

Це може бути як «Я не хочу перевіряти свою електронну пошту так часто», так і конкретно: "Я хочу перевіряти свою електронну пошту тільки о 10:00 і 15:00 кожен будній день і о 16:00 у вихідні дні ".

Будьте більш конкретні щодо вашої кінцевої мети і, якщо можливо, вкажіть причини її вибору.

Крок 3: визнай свої слабкості

Нижче вашого твердження перерахуйте причини, з яких ви ще не досягли бажаної мети у відповідних рядках.

Знову ж таки, будьте конкретні і не використовуйте надмірно різкі вирази, такі як «я погано вмію керувати часом» або «я просто не можу себе контролювати».

Використовуйте об'єктивну мову, яка допоможе вам зосередитися на тому, що відбувається і чому. Більш функціональні твердження:

• «Мені важко керувати своїм часом, коли у мене є важливі проекти, які я не відчуваю готовими закінчити».
• «Мені важко протистояти бажанню перевірити свою електронну пошту, навіть коли я знаю, що мені це не потрібно, тому що у мене не було б декількох хвилин мовчання, щоб подумати про те, що мені дійсно слід робити».

Спробуйте перерахувати принаймні п'ять з ваших слабкостей.

Припустимо, ваша мета - перевірити вхідні повідомлення один раз вранці і один раз ближче до вечора. Зараз ви перевіряєте це приблизно раз на двадцять хвилин, перебуваючи на комп'ютері.

Ось п'ять потенційних слабкостей, які заважають вам:

• Ви не в захваті від виконання ваших інших завдань, пов'язаних з комп'ютером.
• Вам нудно під час поїздок на роботу і очікування на публіці, ви не хочете спілкуватися з людьми навколо вас, і виявляєте, що перевірка пошти на вашому iPhone проходить час.
• Ви турбуєтеся про те, щоб вивішувати питання або розмови електронною поштою, і хочете знати, яким буде наступний крок - як тільки містер Сміт відповість вам.
• Ви хочете доставити задоволення містеру Сміту, завжди відповідаючи йому швидко, навіть якщо він не виписує вашу зарплату і не особливо близький вам.
• Ви сподіваєтеся отримати електронною поштою повідомлення про те, що хтось зацікавить вас у Facebook, Twitter або LinkedIn, як підтвердження, що ви досить важливі для спілкування.

Можливо, нецікаво дослідити ваші слабкості, коли справа доходить до перевірки електронної пошти, але це допоможе перепрограмувати ваші звички в кращу сторону.

Крок 4: Визначте ваші проблеми на основі ваших слабкостей

Тепер перегляньте кожну слабкість у вашому списку і додайте додатковий стовпчик праворуч. Визначте ситуації (реальні або уявні), в яких ви демонструєте ці слабкості.

Припустимо, у вас є «я щосили намагаюся керувати своїм часом, коли у мене є важливі проекти, які я не відчуваю готовими закінчити» в лівій колонці.

Потім у правому стовпчику опишіть ситуацію, яка є проблематичною. Це може бути щось на зразок «Маючи важливий проект для роботи» або «Маючи важливий проект для роботи, над яким я не готовий закінчити», або навіть «Відчуваю себе невпевнено з приводу важливого проекту».

Як тільки ви усвідомлюєте складні ситуації, ви будете краще підготовлені до їх вирішення.

Крок 5: Розробте контрольний список позитивних нагород

Якщо ви встановите стовпчики, які описують ваші слабкі сторони і те, як вони виникають, додайте третій стовпчик праворуч.

Використовуйте цей стовпчик, щоб перерахувати дії, які ви можете зробити для подолання проблемних ситуацій, які призводять до недоліків, які заважають вам перевіряти вашу електронну пошту на ваших умовах з бажаною періодичністю.

Потім додайте четвертий стовпчик, в якому у вас буде місце для позначки примірників при виконанні однієї з дій з третього стовпчика.

Ось один із способів форматування документа:

Ви помітите, що є тільки один прапорець для кожного кроку дії. Протягом дня ви можете виконати цей крок кілька разів, тому за потреби додайте додаткові стовпчики прапорців.

Крок 6: винагородьте себе за те, що залишаєтеся на завданні

Після налаштування документа роздрукуйте копію або залиште її відкритою на стільниці. Відтепер ви будете посилатися на цей документ, щоб перевчити свою вхідну поштову скриньку.

Кожен раз, коли ви встановлюєте прапорець у крайньому правому стовпчику, ви можете перевірити свою електронну пошту - робіть це, знаючи, що ви її запрацювали. Позитивні почуття, пов'язані з перевіркою вашої електронної пошти після того, як ви зробите щось значуще, надихнуть вас подивитися на свою поштову скриньку по-різному.

Ось приклад. Давайте знову скористаємося слабкістю: «Я щосили намагаюся керувати своїм часом, коли у мене є важливі проекти, які я не відчуваю готовими завершити». Скажімо, одна з проблем, пов'язаних з цим недоліком, полягає в наступному: "Наявність важливого проекту для роботи. Тепер ось три можливих кроки дії, які допоможуть вам подолати та/або працювати для досягнення вашої мети:

1. Надрукуйте статтю/ресурс/документ, який нагадує вам, чому ваш проект такий важливий і/або чому ви можете успішно його завершити.

2. Звертатися до друга або колеги за допомогою або перспективою, коли ви застрягли.

3. Написання розкладу або списку справ для вашого проекту.

4. Перегляд і/або перегляд вашого графіка або списку справ для вашого проекту.

5. Заповніть елемент у вашому розкладі або списку справ для вашого проекту.

Кожен раз, коли ви виконуєте один з цих кроків, зніміть прапорець і знайте, що ви можете перевірити свою електронну пошту, заробивши її. Звичайно, якщо ви не відчуваєте бажання перевірити свою електронну пошту, ви можете відразу перейти до наступного завдання. Як ви можете бачити, кожен з цих кроків починався як спосіб уникнути примусової перевірки вашої електронної пошти і в кінцевому підсумку служити вашим цілям продуктивності.

Вам не потрібно бути ідеальним; Нічого страшного, якщо ви перевірите свою поштову скриньку, попередньо не позначивши прапорець. Але хоча б пам'ятай про те, що ти робиш. І зверніть увагу на те, як не схоже перевірити свою поштову скриньку, заробивши її, порівняно з тим, що у неї не було реальної причини для цього (за винятком, можливо, поступки проблемної ситуації, яка викликає нав'язливу звичку).

Крок 7. Продовжуйте використовувати контрольний список, поки не помітите зміни

Коли ви використовуєте свій контрольний список достатньо, щоб відчувати себе впевнено, що ви контролюєте ситуацію з електронною поштою, ви помітите, що ви краще:

• Плямиста нудьга
• Виявлення проблем з роботою, які можуть бути важко визнати
• Зауважити, коли ви перевантажені
• Усвідомлення творчих або ментальних блоків
• Залишатися на завданні і почуватися добре, досягаючи успіху

Кожен з них допомагає вам вирішити проблеми, які, коли вони не вирішені, призводять до різних компульсивних дій.

Зробіть перевірку електронної пошти особливою

Коли електронна пошта стала вашою нав'язливою звичкою, вона більше не є продуктивним інструментом. Зробіть перевірку електронної пошти особливою, щоб вона знову стала продуктивною.

На додаток до контрольної вправи, наведеної вище, ви можете вивчити інші методи використання позитивної винагороди. Ви можете заблокувати регулярний час очищення вхідних повідомлень після того, як ви витратили багато часу на роботу, і налаштувати цей час як приємний: закуски поблизу і приємна музика на задньому плані. Ви також можете застосовувати ті ж принципи для роботи - відключіть його від Інтернету та/або сховайте свій поштовий клієнт і використовуйте зручне робоче середовище для компенсації.

Заохочуйте себе за хороші звички роботи, і електронна пошта не повинна забирати ваше трудове життя.